Aarhus-virksomheden Virkplan har med sin egenudviklede platform ”Virkplan” knækket koden til styring af udbudsprocesser. Nu kan alle processer før og efter et udbud styres på platformen og effektivisere processen.
– Markedet tilbyder rigtig mange systemer til ansøgning af udbud og til at udbyde udbud, men der findes ikke et system, der håndterer processerne før udbuddet og efter udbuddet” fortæller direktør, Peter Jul Jakobsen fra Virkplan og fortsætter:
– Vi har netop været på IKA Årskonference 2023, som har fokus på offentlige indkøb, og vi blev mødt med en overvældende interesse for vores platform. Forberedelsen af et udbud og ansøgning om et udbud kan være tidskrævende og kompleks og involvere flere afdelinger, eksperter og sommetider også eksterne rådgivere. Der er derfor et stort ønske om et bedre overblik over processen og ikke mindst et mindre tidsforbrug. Processen uden Virkplan er typisk fyldt med rigtig mange mails og excelark, og det giver ikke det overblik og den kvalitet, der er brug for.
Virkplan platformen kan bruges til flere formål. I processtyringsdelen kan udbud lægges ind.
– Der lægges best-practise skabeloner ind, og via dataopsamling udbygges skabelonerne hele tiden. Det vil sige, at skabelonerne opdateres og forbedres løbende. Ved at have flere skabeloner, kan processen skræddersys til det enkelte udbud. Platformen giver både adgang til interne og eksterne aktører, og rettigheder og adgang styres af den, der inviterer ind på platformen. Det betyder, at alle arbejder ud fra de samme oplysninger og forudsætninger, og det gør processen langt bedre og mere kvalificeret fortæller Peter Jul Jakobsen.
Noget af det, der kan være svært i forhold til processen før og efter udbud er dokumentstyringen. Platformen indeholder en godkendelsesdel, og den ansvarlige kan godkende de krav, der skal gælde for udbuddet. Platformen håndterer dokumentstyringen, og kan sende forespørgsler til leverandører, og når leverandøren er valgt, kan platformen håndtere udsendelse af information til de enkelte afdelinger. Brugeren har således ét sted at håndtere alle processer omkring udbud.
Virkplan er en abonnementsordning og ud over processtyring indeholder platformen også en Power-BI del, så virksomheder eller organisationer kan anvende platformen til økonomiske dashboards, rapporter, lagerstyring, indkøbsstyring mv.
Kilde: Virkplan
